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    山口一道

    Author:山口一道
    山口経営コンサルタント事務所 代表
    YMCグループ 代表理事
    一般社団法人アジアビジネス連携協議会(ABC) 顧問

    長崎大学経済学部卒
    経営コンサルタント業歴40年超
    人間学・経営学など幅広いテーマに対応 
    リーダーのあり方に警鐘を鳴らし、若手経営者の育成に力を注いでいます。

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2013/02/23(Sat)

(No.199) どうすれば組織を より活性化できるのか? (その2)

       前回テーマの組織とは何か?に続いて、今回は「組織運営の原則」について述べていきたいと思い
ます。沢山ある原則の中から代表的な4つの原則について触れたいと思います。
4つの原則とは①指令系統統一の原則 ②統制限界の原則 ③責任明確化の原則 ④職務割り当ての原則であります。一つずつ見ていきましょう。
 
 (1)「指令系統統一の原則」
 
     この原則は組織秩序を保持するために、各組織構成員に対する直接の指揮・命令権者は一人である必
要性を主張したものです。
 
     例えば、ある組織にA部長、B課長、担当者Cがいるとしましょう。
この組織において、A部長が担当Cに指示をする場合は、一旦B課長にその指示を下し、それからB課長が担当Cに指示を出す。これが「指令系統統一の原則」に沿った指示の出し方であります。ここまでは常識としてすんなり理解ができると思います。
 
 ところが、A部長が何らかの理由で、B課長を飛び越して直接Cに指示を出したとします。当然、B課長はその指示については何も知らず、彼の部下であるCはB課長の出した指示以外の仕事に従事していることになります。B課長は不審に思い、Cに何をしているのかを尋ねるでしょう。すると、CはA部長から直接に指示を受けたことをB課長に告げることでしょう。
 
 これを聞いてB課長はどの様に感じるでしょうか。B課長は疎外感を持つかもしれませんし、自分がA部長から信頼されていないかも?と思うかもしれません。また、部下であるCもA部長の指示とB課長の指示と、どちらを優先すればよいのだろうかと戸惑うことになるでしょう。
 
 いずれにしても、この様な状態が続くなら組織は形を成しながらも、人間関係もギクシャクして、組織としての秩序は崩壊してしまうでしょう。この様な事態を防ぐには、次の2つの手続きを踏む必要があります。実務で明日からでも即実践なさって下さい。
 
① 通常はA部長 → B課長 → 担当Cというルートで指示を出すことです。
いかなる場合においても、A部長が担当Cに直接に指示を出したい場合は、必ずB課長に指示を出し、B課長から担当Cに命じてもらうのが原則になります。
 
② 通常以外の場合は、A部長は指示をする事前か、あるいは事後にB課長に連絡をとることが必要になります。たまたまB課長が不在や出張の時には、A部長 → 担当Cと直接指示を出します。この場合は、事前に、あるいは指示を出した後に、できるだけ早くB課長にその旨を連絡することが必要になります
 
と同時に担当Cも直接A部長から指示を受けたことを、出来る限り速やかにB課長に報告することが必要になります。上と下が同時にアクションを起こすことがポイントになります。
 
この原則は、「面倒くさいなぁ」と思われるでしょうが、実は原則通りであり、指示の出所が1つであることを求めたものであります。上司が複数の部下に直接に指示を出すことは、ごく当たり前のことであり、実務では一向に差し支えありません。経営はスピードが大事であり当然であります。
 
この事例での私の新入社員当時の苦い思い出があります。まだ新入社員研修を受ける前でしたから、そんなルールがあるとは全然知らずに、課長からの指示を受けて仕事をやっていました。すると上司の係長から、こっぴどく叱られ「組織を乱すな」と一喝されたのを40年以上経過しても昨日の様に覚えております。
 
 やはり新入社員が組織に入ってくると、組織のルールや仕事上の原則は、なるべく早めに教育指導しないと組織の運営は難しいことが教訓としてあげられます。中途の社員であってもしかりであります。
 
 私のコンサルティング体験で申しますと、中小企業では会社経営者でも「知りませんでした。初めて知りました」という方が大勢おられました。「基本が習得できていない人がいかに多いか」と言うことであります。この様な会社では組織の活性化どころではないのは当然であります。
 
(次回に続きます)
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