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    山口一道

    Author:山口一道
    山口経営コンサルタント事務所 代表
    YMCグループ 代表理事

    長崎大学経済学部卒
    経営コンサルタント業歴35年
    リーダーシップをはじめ幅広いテーマに対応 
    リーダーのあり方に警鐘を鳴らし、若手経営者の育成に力を注いでいます。

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2019/07/19(Fri)

(No.530)時間を意識することの重要性と組織成長のヒント (1/2)

  社内でミーティングなどをしていても、とにかく時間を意識させることが大事でしょう。それはなぜなのでしょうか?人間はパーキンソンの法則(英国の歴史、政治学者)と言って、決まった時間をフルに使ってしまうということがあるからです。「仕事の量は与えられた時間があれば、全ての与えられた時間を満たすまで膨張する」という法則のことです。

 

また「役人の数は仕事の量とは無関係に増え続ける」とも言われている法則のことです。同じ作業でも8時間と決まっていれば8時間を使ってしまいますし、1時間でと期限が決まっていれば1時間で作業をするように脳が活動するからなのです。言われてみるとそうだよなぁと思わざるを得ない様ですね。

 

時間を制限して見ればわかると思いますが、脳がガーッと動くような感覚です。人の発言もダラダラではなく「3分でまとめて」と言われれば、いつもの発言の仕方が変わります。そうです、単純に時間を気にしているわけではなくて、時間内にそれができるかどうかも重要になります。現実の場面では、瞬発力が要求されるシーンもあるからです。

 

ということで、社内のミーティングなどでは現実には30分のミーティングなど、できればダラダラ方式は止めて、短時間で終わるように設定をするように心がけて頂ければいいのではないかと思います。恐らく続けて行かれれば色々な効果やメリットが見られる様になっていくと思います。仕事の生産性が凄くアップしてゆくと考えられます。そのためには、次に説明をしますが2つのルールや法則に則(のっと)って進めて頂ければと思います。

 

具体的には、YWT」のルール化と「MAC(マック)の法則(事前準備の法則)の2つを用いて報告連絡を行なって下さい。「YWT」のルール化とは  Y:やったことのY  W:わかったことのW  T:つぎにやることのT の3つのことになります。頭の頭文字だけを並べて「YWT」(ワイダブリュティー)のルール化と言います。

 

メンバーの方々に事前にこれらを書き出してもらい報告してもらうことで一週間の動きを全員で共有することができます。そしてそれに対してフィードバックを行うことで他者視点も入り行動が加速してゆくでしょう。ミーティングやグループコンサルティングなどでも同様に利用されている、はやりの手法になります。実務で是非ご活用ください。

 

この「YWT」のルール化を元に6つのフィードバック質問を繰り返し、30分のミーティングを毎週繰り返し「PDCA」を回していきます。具体的な方法は以下の様になります。

 

.Y:やったことは? (具体的・数字を入れて)箇条書きでもOK

.結果は?(事実:具体的に、数字を入れて、前月と比較して)

.W:(そこで、)わかったことは? (考察・分析)

.T:つぎ(今月)にやることは? (具体的に・数字・期日行動・習慣行動)

.それをやる意味やメリットは? (モチベーション・意味づけ)

.最後に、今月の目標を宣言する (具体的に数字を入れて、「MACの法則を利用して。「MACの法則」の説明は申し訳ございませんが、次回にゆずりたいと思います)

 

上記の6項目をミーティング前に提出してもらいミーティングですり合わせ確認します。フィードバックを繰り返します。PDCAを繰り返した方が確実に成長するからです。素早くPDCAを繰り返し続けた人が成長をして行きます。しかし、始めてから間もない頃は何を意識しなければならないかの意味もわからずに30分が過ぎる前にまとめる意識もありませんので1つのテーマで長くなってしまいます。

 

これは致し方ありませんが、接している人たちは経営者でありマネジメント職の人たちでしょう。昔、実際に自分がやってもらった経験を通して、自分が成長することで自分の組織、チームメンバーに同じ価値を提供できるようになります。よって、初めは経営者自らが行いますが慣れてくるとマネジメント職の人がこれを現場の社員チームメンバーに対して提供できるようになってゆくでしょう。時間を区切ることで生産性が生まれ思考を回すきっかけになって行くことと思われます。

 

(次回に続きます)

 

 

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